QUI CHẾ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ

QUI ĐỊNH CHUNG

Điều 1:Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

1-   Công tác văn thư được áp dụng đối với nhà trường được qui định theo Nghị định số 110/2004/NĐCP Ngày 8 tháng 4 năm 2004 của chính phủ.

2-   Công tác văn thư qui định tại qui chế này bao gồm các công việc về soạn thảo , ban hành văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường , quản lý và sử dụng trong công tác văn thư

Điều 2: Trách nhiệm quản lý , thực hiện công tác văn thư lưu trữ.

-         Người đứng đầu cơ quan, hiệu trưởng có trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ.

-         Mọi thành viên trong trường có trách nhiệm nghiêm túc những qui định chung về công tác văn thư lưu trữ.

-         Phó hiệu trưởng có trách nhiệm giúp hiệu trưởng tổ chức chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ.

Điều 3: Tổ chức nhiệm vụ củ văn thư – lưu trữ.

a, Tiếp nhận văn bản đến

b. trình chuyên giao cho đơn vị , cá nhân

c. Giúp hiệu trưởng giải quyết văn bản đến.

d.Tiếp nhận dự thảo văn bản trình hiệu trưởng, duyệt ký ban hành

đ. Kiểm tra thể thức, hình thức trình bày, ghi số và ngày tháng , đóng dấu.

e. Đăng ký làm thủ tục phát hành , chuyển và theo dõi van bản đi.

G, Sắp xếp , bảo quản và phục vụ việc tra cứu sử dụng văn bản lưu.

 h. quản lý hồ sơ sổ sách, cơ sở dữ liệu , quản lý văn bản…

I. Bảo quản sử dụng con dấu của đơn vị.

Điều 4. Người được bố trí kiêm nhiệm tự học tập bồi dưỡng thường xuyên.

Điều 5. Bảo vệ bí mật của nhà trường

CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ

I. Soạn thảo văn bản ban hành.

Điều 6: Hình thức văn bản

Văn bản hành chính: Quyết định, thông báo, chương trình , kế hoạch , phương án, đề án, báo cáo, giấy biên nhận….

Điều 7: Thể thức văn bản

-         Quốc hiệu

-         Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

-         Số ký hiệu văn bản

-         Nội dung văn bản

-         Chức vụ và chữ ký của người có thẩm quyền

-         Dấu của cơ quan tổ chức

-         Nơi nhận

Điều 8: Soạn thảo văn bản

-         Thực hiện theo thông tư liên tịch hướng dẫn về thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày văn bản số 55/2005/ TTLT- BNV- VPCP 2005

1-   Quốc hiệu ghi trên văn bản gồm 2 dòng chữ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do- Hạnh phúc

Cỡ chữ 12,13

2-   Tên đơn vị ghi đầy đủ theo tên gọi chính thức ví dụ: Trường mầm non Thanh Lang.

3-   Số, kí hiệu của văn bản, dòng chữ: VNTime, cỡ 13

4-   Địa danh và ngày, tháng, năm văn bản

-         Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính.

-         Ngày, tháng , năm ban hành văn bản là ngày, than, năm văn bản được ban hành

-         Hai mục trên dùng phông chữ Time New Roman, cỡ chữ 13, 14.

-         Phải ghi rõ rang, đầy đủ, dùng chữ Ả Rập, với những số chỉ ngày phải ghi them số 0 ở đằng trước.

-         Xách định hình thức, nội dung của văn bản cần soạn thảo.

-         Thu thập, xử lí thông tin có lien quan

-         Soạn thảo văn bản.

-         Trình duyệt văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.

Điều 9: Duyệt bản thảo, sửa chữa nội dung bản thảo đã duyệt.

1-   Bả thảo văn bản của nhà trường phải do Hiệu trưởng hoặc các phó Hiệu trưởng ký văn bản duyệt.

2-   Trường hợp sửa chữa, bổ sung đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định.

Điều 10: Đánh  máy nhân văn bản

1-   Đánh máy đúng nguyên văn bản bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày . Trường hợp có sai sót thì người đánh máy phải hỏi lại người duyệt bản thảo đó.

a.     Khổ giấy

b.    Kiểu trình bày

c.     Định lề văn bản.

Điều 11: Kiểm tra văn ban trước khi ban hành

-         Hiệu trưởng các phó hiệu trưởng , cá nhân soạn thảo có trách nhiệm kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản.

-         Văn thư có trách nhiệm kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức và kĩ thuật trình bày.

Điều 12; Kí văn bản

-         Trường hợp kí thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt TM vào trước tên tập thể, đơn vị

-         Trường hợp kí thay phải ghi chữ viết tắt KT vào trước chức vụ của người đứng đầu đơn vị

-         Trường hợp kí thừa ủy quyền thì phải ghi TUQ

-         Người ký văn bản phải có trách nhiệm kiểm tra văn bản phát hành.

-         Bút mực dùng để kí phải là bút mực đen khó phai hoặc là bút đỏ

Điều 13: Đóng dấu

1-Đóng dấu phải rõ rang, ngay ngắn, đúng chiều, đúng quy định.

2- Khi đóng dấu lên chữ kí thì phải đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.

3- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người kí văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên đơn vị.

4- Việc đóng dấu giáp lai đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên nghành được thực hiện theo quy định của thủ trưởng đơn vị

Điều 14: Nơi nhận

-         Phần thứ nhất bao gồm từ “kính gửi” sau đó là tên đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyt công việc

-         Phần thứ hai bao gồm từ “ Nơi nhận” phía dưới là từ như trên, tiếp theo là tên các cơ quan, cá nhân có liên quan

Điều 15: Bản sao văn bản

-         Thể thức văn bản sao được thực hiện như sau:

a.     Hình thức sao bao gồm một trong các dòng chữ ( Sao y bản chính) ( Trích sao). Được thực hiện theo quy định tại các khoản 4,5,6 Điều 2 của nghị định số 110/2014/NĐ-CP về công tác văn thư

b.    Tên đơn vị là tên của đơn vị, tổ chức thực hiện việc sao văn bản.

c.     Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự, đăng ký được đánh chung do các loại bản sao do nhà trường thực hiện. Số được ghi bằng chữ số ả rập.

QUẢN LÝ VĂN BẢN

Điều 16: Qủan lý văn bản đến

Văn bản đén từ bất kỳ  nguồn nào phải được tập trung tại nhà trường để làm thủ tục tiếp nhận đăng ký. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

-         Văn bản đến phải được quản lý theo trình tự sau:

1-   Tiếp nhận đăng ký văn bản đến

2-   Trình chuyển giao văn bản đến

3-   Gỉai quyết và theo dõi văn bản đến.

-         Người đứng đầu đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Cấp phó được giao chỉ đạo theo sự uỷ nhiệm của hiệu trưởng .

-         Căn cứ nội dung văn bản đến người đúng đầu có trách nhiệm nghiên cứu , giải quyết theo thời hạn qui định của các cấp.

-         Người đứng đầu ( hiệu trưởng có thể giao cho kế toán người làm công tác kiêm nhiệm thực hiện cộng việc sau:

+ Xem xét văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng

+ Phân văn bản đến cho các bộ phận cá nhân có liên quan.

+ Theo dõi , đôn đốc việc giải quyết văn bản.

Điều 17: Quản lý văn bản đi

Thưcj hiện theo trình tự sau:

-         Kiểm tra thể thức , hình thức và kỹ thuật trình bày , ghi số , ngày, tháng của văn bản.

-         Đóng dấu cơ quan.

-         Đăng ký văn bản đi

-         Làm thủ tục , chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

-         Lưu văn bản đi.

+ Chuyển phát văn bản đi.

Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư. Thực hiện đúng thời gian

+ Việc lưu văn bản đi:

Mỗi văn bản đi phải được lưu ít nhất 2 bản chính

Bản lưu văn bản đi tại văn thư đơn vị phải được sắp xếp thứ tự đăng ký.

LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ , TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN.

     Điều 18: Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của đơn vị nhà trường.

1-   Trách nhiệm của các đơn vị cá nhân trong đơn vị

2-   Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được qui định như sau:

-         Tài liệu hành chính sau 1 năm kể từ năm công việc kết thúc.

-         Tài liệu xây dựng cơ bản : sau 3 tháng kể từ khi công trình được quyết toán.

3. Thủ tục giao nộp.

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ

Điều 19:Quản lý và sử dụng con dấu

1-   Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiệntheo qui định của pháp luật. và các qui định của nghị định 110/NĐ- CP . Ngày 8 tháng 4 năm 2004về công tác văn thư

2-   Con dấu của đơn vị được giao cho người kiêm nhiệm công tác văn thư .

-         Không giao cho người khác khi chưa được phép bằng van bản của hiệu trưởng.

-         Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản , giấy tờ của đơn vị.

-         Chỉ được đóng dấu vào những văn bản , giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người coa thẩm quyền.

-         Không được đóng dấu khống chỉ

-         Đóng dấu theo qui định ở điều 13

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

ĐiỀU 20: Thu thập hồ sơ , tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1-   Hiệu trưởng có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ  và lưu trữ của cơ quan.

2-   Cán bộ lưu trữ có trác nhiệm thu thập hồ sơ , tài liệu từ các cá nhân , đơn vị vào lưu trữ hàng năm theo năm dương lịch, theo đặc thù và thứ tự của mỗi loại văn bản , thời hạn giao nộp như khoản 2 . Điều 18 cuaR QUI CHẾ NÀY.

Điều 21: Tiêu huỷ tài liệu có giá trị

1.    Hiệu trưởng thành lập hội đồng gồm: Hiệu trưởng, các phó hiệu trưởng , tổ chuyên môn, người phụ trác văn thư

2.    Lập hồ sơ ghi chép các văn bản hết giá trị theo từng loại.

Điều 22: Thống kê bảo quản , tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ .

Người phụ trách có trách nhiệm thống kê , bảo quản tài liệu theo khoản 1,2 điều 22 của qui chế này.

-         các thành viên trong đơn vị nếu có nhu cầu riêng chính đáng nếu muốn sử dụng , khai thác tài liệu lưu trữ cơ quan đều phải được sự đồng ý của hiệu trưởng

Điều 23: Khen thưởng và sử lý vi phạm

-         Những cá nhân có thành tích trong công tác văn thư – lưu trữ được khen thưởng theo qui định của pháp luật.

-         Cá nhận nào bị vi phạm các qui định về công tcá văn thư lưu trữ và các qui định khác của pháp luật về công tác văn thư – lưu trữ thì tuỳ theo tính chất , mức độ vi phạm mà bị sử lý hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo qui định của pháp luật.